Surat Peringatan (SP) yang Efektif: Tahapan Disiplin, Syarat Hukum, dan Pencegakan Gugatan PHK
Berdasarkan Pasal 158 Undang-Undang No. 13 Tahun 2003, pemberian surat peringatan merupakan due process wajib sebelum PHK karena alasan disiplin. Kesalahan prosedural dapat mengakibatkan PHK dinyatakan tidak sah dan perusahaan wajib membayar 2x pesangon.
Hierarki Surat Peringatan dalam Hukum Ketenagakerjaan
Peringatan Lisan dan Tertulis
Pelanggaran ringan pertama kali
- • Keterlambatan < 1 jam lebih dari 3x dalam sebulan
- • Tidak memakai seragam tanpa alasan kuat
- • Masa berlaku: 6 bulan sejak penerbitan
- • Waktu respon karyawan: 3 hari kerja
Peringatan Tertulis Terakhir
Pelanggaran sedang atau pengulangan SP 1
- • Tidak masuk tanpa kabar 2-3 hari berturut
- • Pelanggaran prosedur keselamatan kerja
- • Masa berlaku: 12 bulan sejak penerbitan
- • Waktu respon: 5 hari kerja dengan pembelaan
Peringatan Terakhir dengan Ancaman PHK
Pelanggaran berat atau pengulangan SP 2
- • Pencurian, penggelapan, atau korupsi ringan
- • Tidak masuk < 5 hari tanpa keterangan
- • Masa berlaku: 24 bulan sejak penerbitan
- • Langsung dapat diajukan PHK jika melanggar lagi
Prosedur Pemberian yang Sah
Investigasi
Kumpulkan bukti & saksi
Hearing
Dengar keterangan karyawan
Drafting
Buat SP dengan bahasa hukum
Serving
Serahkan dengan saksi HR
Klausul Wajib dalam Surat Peringatan
Deskripsi Pelanggaran Spesifik
"Tanggal 15 Januari 2026, terlambat 45 menit tanpa pemberitahuan sebelumnya" bukan "sering terlambat"
Dasar Hukum Internal
"Melanggar Pasal 5 Peraturan Perusahaan tentang jam kerja"
Hak Membela Diri
"Dapat memberikan tanggapan tertulis dalam 3 hari kerja"
Konsekuensi Jelas
"Jika pelanggaran berulang dalam 6 bulan, akan diberikan SP 2"
Dokumentasi dan Bukti Pendukung
Bukti yang Diakui Pengadilan
- ✓Attendance record dengan timestamp
- ✓Email/warning sebelumnya
- ✓Laporan atasan langsung
- ✓Hasil investigasi internal
Yang Tidak Diakui
- ✗Kesaksian tanpa bukti dokumen
- ✗Pengakuan di bawah tekanan
- ✗Bukti rekaman tanpa persetujuan
- ✗Pelanggaran masa lalu yang expired
Strategi Pencegahan Sengketa
Before SP
- • Pastikan Peraturan Perusahaan terdaftar di Disnaker
- • Lakukan coaching & counselling terlebih dahulu
- • Dokumentasi semua warning sebelumnya
After SP
- • Berikan waktu perbaikan yang reasonable
- • Lakukan follow-up meeting berkala
- • Siapkan exit strategy jika tidak ada perbaikan
⚠ Warning: Kesalahan Fatal
Memberikan SP 3 langsung tanpa SP 1 dan SP 2 merupakan pelanggaran procedural yang dapat mengakibatkan PHK dinyatakan tidak sah di pengadilan hubungan industrial. Kecuali untuk pelanggaran berat yang langsung dapat di-PHK (pencurian, kekerasan, narkoba).
Butuh Dokumen Ini?
Gunakan generator otomatis kami untuk hasil instan dan profesional.