Surat Tugas Dinas: Prosedur Perjalanan Dinas, Hak Perjalanan, dan Akuntabilitas Penggunaan Anggaran Perusahaan
Berdasarkan penelitian GBTA (Global Business Travel Association) 2025, perusahaan dengan sistem surat tugas terstruktur dapat menghemat 15-25% biaya perjalanan bisnis melalui better planning dan expense control.
Hierarki Surat Tugas Berdasarkan Level
Domestik
- • Dalam kota/provinsi
- • Durasi: 1-3 hari
- • Approver: Manager langsung
- • Budget: Rp 1-5 juta
- • Transportasi: Ekonomi
Nasional
- • Lintas provinsi
- • Durasi: 4-7 hari
- • Approver: Director
- • Budget: Rp 5-15 juta
- • Transportasi: Business class
Internasional
- • Luar negeri
- • Durasi: >7 hari
- • Approver: CEO/Board
- • Budget: > Rp 15 juta
- • Transportasi: Business/First
Komponen Surat Tugas yang Lengkap
Informasi Perjalanan
- 1Nama & Jabatan yang ditugaskan
- 2Tujuan & Lokasi spesifik
- 3Waktu keberangkatan & kepulangan
- 4Transportasi yang digunakan
Tugas & Tanggung Jawab
- AMaksud dan tujuan perjalanan
- BOutput yang diharapkan
- CPihak yang akan ditemui
- DBudget yang dialokasikan
Kebijakan Perjalanan & Allowance
| Kategori | Domestik | Nasional | Internasional |
|---|---|---|---|
| Hotel | Rp 500.000/malam | Rp 800.000/malam | USD 150/malam |
| Makan | Rp 150.000/hari | Rp 250.000/hari | USD 50/hari |
| Transport Lokal | Rp 100.000/hari | Rp 150.000/hari | USD 30/hari |
| Laundry | Rp 50.000/minggu | Rp 75.000/minggu | USD 15/minggu |
Prosedur Approval & Reimbursement
Pengajuan (H-14)
Submit surat tugas + budget estimation ke atasan
Approval (H-7)
Manager approve → Finance release advance payment
Perjalanan
Simpan semua receipt & buat daily expense report
Settlement (H+7)
Submit expense report + receipts ke Finance
Dokumen Pendukung Wajib
Sebelum Berangkat
- •Surat tugas asli (approved)
- •Budget approval form
- •Travel itinerary detail
- •Hotel & transport booking
Setelah Kembali
- •Expense report form lengkap
- •Original receipts semua pengeluaran
- •Laporan hasil perjalanan
- •Evidence meeting (foto/minutes)
Travel Security & Insurance
Pre-Departure Checklist
- • Register di kedutaan (untuk luar negeri)
- • Cek travel advisory & restrictions
- • Aktifkan roaming/international plan
- • Informasi emergency contact ke HR
- • Copy dokumen penting (KTP, passport)
Insurance Coverage
- • Medical evacuation & treatment
- • Trip cancellation & interruption
- • Lost baggage & personal effects
- • Personal liability coverage
- • 24/7 emergency assistance
Digital Travel Management
Booking Platforms
- • Traveloka untuk flights & hotels
- • Tiket.com untuk bundled packages
- • Booking.com untuk hotel corporate rates
- • Expedia untuk international travel
Expense Management
- • Jurnal.id untuk expense reporting
- • Zahir untuk accounting integration
- • SAP Concur untuk enterprise
- • ExpenseIn untuk receipt scanning
Travel Safety
- • TravelSmart untuk risk assessment
- • International SOS untuk emergency
- • TripIt untuk itinerary management
- • Google Maps offline untuk navigation
✈️ Business Travel Best Practices
Book flights & hotels minimal 14 hari sebelumnya untuk harga terbaik. Gunakan corporate credit card untuk semua pembayaran. Simpan semua receipt dalam envelope terpisah. Buat daily expense report jangan tunggu akhir perjalanan. Laporkan perubahan itinerary segera ke atasan. Follow up meeting outcomes dalam 24 jam setelah kembali. Submit expense report maksimal 7 hari setelah kembali. Always travel with emergency cash minimal Rp 1 juta.
Butuh Dokumen Ini?
Gunakan generator otomatis kami untuk hasil instan dan profesional.